ASSISTANTE MEDICO ADMINISTRATIF - AMA/CSD

• ACTIVITES POUR l’établissement en lien avec deux autres secrétaires
• L’assistante médico-administrative accueille, renseigne, planifie les activités. Elle gère, saisie et classe les informations relatives au patient
• Gestion du standard de l’établissement : réception d’appels, renseignement et transmission des appels
• Accueil physique de tous les arrivants dans l’établissement 
• Information, orientation vers le professionnel concerné, surveillance des jeunes non accompagnés, vigilance à avoir sur l’accès aux locaux (plan Vigipirate)
• Gestion du courrier : relève, chrono, réception des abonnements et suivi 

• Participation à l’organisation de manifestations organisées par l'établissement (journée institutionnelle, portes ouvertes...) 

   

• ACTIVITES POUR LES SERVICES DE SOINS ET CHEFS DE SERVICE
• Gestion de l'agenda des médecins et chef de service MEDIATEAM 
• Création, tenue, mise à jour du dossier informatisé de l’usager MEDIATEAM
• Contrôle de l’activité avec le CDS régulier par quinzaine ou par mois, vérification de saisie, transmission pour correction aux professionnels concernés et vérification
• Préparation des différents plannings de réunion (Réunion de service, ordre du jour, compte rendu sur MEDIATEAM et suivi des décisions, RSP, RESS
• Participation à l’élaboration du rapport d'activité et d’orientation : données statistiques (chiffrées et graphiques), 

• Gestion du parcours de soins (Commissions d’admission et d’orientation, mise à jour Viatrajectoire, envoie l’activité à la CPAM)

   

• AUPRES DU SERVICE ET DES USAGERS :
• Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion des rendez-vous
• Gestion du planning d'actes mensuel des médecins, audioprothésiste, professionnels libéraux conventionnés par le service 
• Gestion des prescriptions médicales de transport en lien avec le médecin (remplissage, validation et envoi)
• Gestion des transporteurs (informations, remise des avis de passage, mise à jour de la liste des ambulances et taxis conventionnés, transmission de la procédure de mise en place du transport aux familles)
• Information auprès des familles de l'absence d'un professionnel
• Mise en page des documents (courriers, comptes rendus...)

• Gestion de la boite mail du service (réception, enregistrement et transfert)

   

• CONTRIBUTION AU TRAVAIL DE L’EQUIPE PLURIDISCIPLINAIRE :
• Organisation des rendez-vous annuels avec les familles
• Organisation de la venue d'un interprète
• Participation à l'organisation des sorties, séjours en lien avec le chef de service et l'équipe pluridisciplinaire : envoi des courriers, gestion des coupons réponses, suivi des participants, transmission d'information 
• Participation à l'accueil des stagiaires : information, envoi de courriers aux familles et partenaires, mise à disposition de documents

• Participation à l'accueil de nouveaux professionnels

   

ACTIVITES POUR L’ETABLISSEMENT en lien avec deux autres secrétaires

• L’assistante médico-administrative accueille, renseigne, planifie les activités. Elle gère, saisie et classe les informations relatives au patient
• Gestion du standard de l’établissement : réception d’appels, renseignement et transmission des appels
• Accueil physique de tous les arrivants dans l’établissement 
• Information, orientation vers le professionnel concerné, surveillance des jeunes non accompagnés, vigilance à avoir sur l’accès aux locaux (plan Vigipirate)
• Gestion du courrier : relève, chrono, réception des abonnements et suivi 
• Participation à l’organisation de manifestations organisées par l'établissement (journée institutionnelle, portes ouvertes...)