Adjoint Administratif (H/F)

En lien hiérarchique avec le responsable de service et le Directeur adjoint, il assure la réponse aux besoins logistiques et matériels de l’établissement : l’économat. Il assure un soutien en secrétariat général.

1. Fonction logistique

• Commandes de matériels, fournitures et services (médicales, de nettoyage, administratives, de consommables..) :
  • Assurer des relations « avant achat » avec les professionnels pour l’élaboration de la précommande de matériels ou de fournitures avec les fournisseurs concernés
  • Préparer et lancer les commandes après visa du Directeur via l’Intranet de l’établissement et assurer un lien avec la Direction des finances
  • Réceptionner et contrôler la conformité de la commande reçue,
  • Se déplacer dans certains magasins pour répondre aux commandes,
  • Réaliser l’inventaire des matériels commandés et remise au destinataire de la commande

  • Gestion des badges, clés et tenues des professionnels

     

• Suivi logistique : 

  • Assurer la logistique des évènements officiels, organisés par la Direction ou la Cheffe de Service,

     

• Hygiène
  • Suivi des prestations hygiènes réalisées par l’équipe interne ou par les prestataires
  • Soutien au contrôle du bon respect des normes hygiène, en se référant aux procédures internes 

  • Suivi de la gestion du linge : gestion des stocks et réapprovisionnement

     

2. Secrétariat général

• Accueillir les nouveaux personnels,
• Soutien administratif aux tâches de secrétariat ( classement de la documentation )
• Assister le directeur et le chef de service dans leur organisation

• Organisation et participation aux temps forts de l’année : journée institutionnelle, portes-ouvertes, réunions de rentrée, actions de formation, etc. 

   

3. Accueil

• En lien avec l’AMA, gestion du courrier et des abonnements : réception du courrier, enregistrement et suivi des abonnements, etc
• Le cas échéant, gestion du standard de l’établissement : réception d’appels, renseignement et transmission des appels
• Le cas échéant, accueil physique de tous les arrivants dans l’établissement